В епоху цифровізації програмне забезпечення для управління бізнесом стає не просто актуальним інструментом, а критично важливим аспектом для будь-якої компанії, що прагне розвитку та успіху. Застосування таких програм – це запорука сталого розвитку та конкурентоспроможності. Далі ми розглянемо, чому інтеграція управлінського програмного забезпечення є стратегічно важливим кроком для підприємств різних масштабів.
Розширення штату
Для малих підприємств часто достатньо базових інструментів офісного програмного забезпечення та простих онлайн-інструментів для планування завдань, таких як канбан-дошки. Це пояснюється обмеженою кількістю співробітників та порівняльною простотою внутрішніх процесів. Проте з розвитком та зростанням компанії виникає потреба у складніших і спеціалізованих рішеннях для управління бізнесом. Тут на сцену виходить CRM система.
CRM-система стає незамінним інструментом для управління бізнесом, особливо коли йдеться про компанії з розширеною географією присутності та безліччю відділень. Впровадження CRM є ключовим моментом для лідерів, які прагнуть точності та об’єктивності в зборі даних про діяльність компанії та ефективному управлінню колективом, що розширюється.
CRM дозволяє не лише делегувати завдання співробітникам, а й у реальному часі відстежувати прогрес у проектах, аналізувати продуктивність роботи команди. Такі системи сприяють дотриманню термінів і спрощують процеси управління всередині компанії.
Збільшення обсягу продажу
Зі збільшенням потоку замовлень команда з продажів стикається з необхідністю додаткової підтримки, яку здатна забезпечити CRM-система. Застосування CRM у сфері продажів відкриває широкі можливості для:
- Ефективної автоматизації процесу виставлення рахунків та підготовки контрактів;
- Оптимізації прийому та обробки замовлень;
- Актуалізації нагадувань про майбутні дзвінки та зустрічі;
- Збільшення обсягів через додатковий продаж.
Досвід багатьох компаній демонструє, що впровадження CRM у діяльність відділу продажів веде до значного підвищення конверсії, скорочуючи кількість відмов потенційних клієнтів. Автоматизація процесів відіграє ключову роль у цьому процесі: CRM самостійно формує клієнтські картки, здійснює розсилку повідомлень та нагадує про необхідність проведення контрольних дзвінків для підтримки високого рівня якості обслуговування. В результаті клієнти відчувають індивідуальний підхід і турботу з боку компанії, що робить ідею догляду до конкурентів менш привабливою.
Запуск нових бізнес-процесів
Не тільки розширення команди або збільшення кількості клієнтів може стати причиною інтеграції системи управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM), але і запуск нових чи оптимізація існуючих бізнес-процесів стають значним стимулом. Спеціалізоване програмне забезпечення у цьому контексті виступає не просто як інструмент, а як необхідність.
Бізнес-процеси – це систематичні дії, спрямовані на досягнення конкретних бізнес-цілей, включаючи не тільки клієнтоорієнтовану діяльність, а й внутрішню роботу організації, таку як діяльність HR-відділу, бухгалтерії та управлінські процеси.
Хоча існує безліч інструментів для моніторингу продажів, унікальний підхід потрібний для аналізу та оптимізації інших видів бізнес-процесів, особливо коли виникає потреба в їхньому аудиті. Наявність розвинених аналітичних функцій у CRM дозволяє з об’єктивною точністю оцінити ефективність всіх процесів, що діють всередині компанії, що є ключем до безперервного покращення та розвитку бізнесу.
Мінімізація ризиків, пов’язаних із людським фактором
Надихаючись одним із принципів законів Мерфі, можна сказати, що в будь-якій команді знайдеться хтось, хто припуститься помилки. Це неминуча частина будь-якого бізнесу, де людський фактор може призвести до значних втрат, чи то репутаційні чи фінансові. Саме тут на допомогу приходить система управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM), суттєво знижуючи ризики, спричинені ненавмисними діями працівників. Часті помилки, такі як забудькуватість або некоректне заповнення документації, можуть бути мінімізовані за допомогою програмного забезпечення.
CRM функціонує як надійний асистент, нагадуючи про важливі справи, такі як дзвінки або зустрічі, та автоматично генеруючи документи — договори, рахунки, не залишаючи простору для людської помилки. Все, що від співробітника вимагається, – це перевірка вже підготовлених даних. Це дозволяє заощадити безцінний робочий час і зменшити ймовірність помилок, полегшуючи щоденне навантаження на персонал у різних організаціях.
Оптимізація тимчасових витрат
Ведення розмови про час призводить до важливості автоматизації процесів у бізнесі. Системи управління взаємовідносинами з клієнтами є потужним інструментом, здатним як обробляти документи, так і готувати докладні звіти. Ця універсальна можливість приносить користь підприємствам будь-якого масштабу та спеціалізації.
Для відділів продажу значення CRM важко переоцінити. Система може бути налаштована на виконання безлічі завдань:
- Організація та розподіл вхідних заявок між співробітниками;
- Автоматичне створення картки нового клієнта за відсутності їх у базі;
- Моментальний доступ до картки клієнта під час надходження його дзвінка;
- Автоматизовані нагадування про призначені зустрічі та дзвінки;
- Персоналізовані розсилки з пропозиціями, орієнтованими на конкретні групи клієнтів.
Крім того, CRM сприяє прискоренню процесу включення в роботу нових співробітників, надаючи їм можливість ознайомлення з історією взаємодій із клієнтами. Це накопичує важливу інформацію, яка виявляється вкрай корисною для збільшення обсягу допродаж.
Мультиканальний підхід у продажах
Сьогодні підприємства, які займаються продажами, для ефективного просування своїх товарів чи послуг активно застосовують мультиканальний підхід. Це включає не тільки прямі звернення до клієнтів, але й роботу через веб-сайти, месенджери, електронну пошту. У такому розмаїтті каналів зв’язку легко пропустити важливу заявку чи відгукнутися на неї несвоєчасно. Система управління взаємовідносинами з клієнтами запобігає подібним ситуаціям, автоматично збираючи та централізуючи замовлення з усіх джерел в єдиному інтерфейсі, що виключає необхідність перемикання між різними платформами.
Крім того, CRM ефективно розподіляє заявки, що надійшли серед менеджерів, ґрунтуючись на розробленому алгоритмі, який може бути налаштований з урахуванням пріоритетності замовлення або поточної завантаженості співробітників, гарантуючи таким чином, що кожен запит буде оброблений в найкоротші терміни.
Безліч рутинних робочих процесів
З часом рутинні завдання починають займати все більше місця у повсякденній діяльності компанії. Розробка стратегій, складання звітності, ведення документообігу та трекінг виконання завдань — усе це краде дорогоцінні хвилини та години, які могли б бути використані набагато продуктивніше. Через таку завантаженість робота може здатися одноманітною і стомлюючою. Відповіддю цієї проблеми служить використання CRM-систем.
Оптимізація робочого процесу за допомогою CRM дозволяє автоматизувати безліч рутинних операцій. Це не тільки значно заощаджує час, а й гарантує, що керівництво компанії регулярно отримує точні та глибоко опрацьовані звіти. Переваги таких систем, наприклад, як Perfectum, у їхній здатності надавати потужні аналітичні інструменти, роблячи управління бізнес-процесами не тільки ефективнішим, а й більш інформативним.
Коли можна обійтися без програми управління компанією
Хоча CRM є потужним інструментом для управління бізнесом, в деяких сценаріях її встановлення може здатися зайвим. Ось кілька випадків, коли можна обійтися без такої програми:
- Коли компанія обслуговує всього 2-3 великих клієнтів, їх потреби можуть бути задоволені без впровадження CRM.
- У компанії працює невеликий колектив із менш ніж 5 осіб, і комунікація між ними відбувається ефективно без спеціальних програмних рішень.
- Якщо компанія спеціалізується лише на кількох продуктах або послугах, а їх асортимент обмежений до 3 позицій, керування цими даними може бути реалізовано без потреб у CRM.
В інших сценаріях використання CRM системи може принести значні вигоди, особливо при грамотному налаштуванні та адаптації до особливостей бізнесу.
